不動産業界のDX化⑥

デジタイゼーションそしてＲＰＡ

「DX化」には、過程あるいはカテゴリーがあって、その一つが「デジタイゼーション」といわれているものです。これは、デジタル技術を活用して、自社のビジネスプロセスをデジタルに置き換えることで、業務効率の向上やコストの削減をはかるものです。

中小企業の方が、DX化を推進するためには、先ず、入り口としてこの「デジタイゼーション」に取り組むべきです。そして、その方法として私がご提案するのは、以下の2つの方法です。

(1)書類・帳票・台帳等の紙を電子データに移行する
　この方法にも2つの方法があり、1つは、紙で運用している帳票類等を後で、PDF化する方法です。
　この方法は、意外と時間とコストもかかり、わざわざPDF化するという非効率な面もあるので、行う
　としても既存の帳票類の中で、厳選したもののみ実行する方が得策だと思います。

　そして、もう1つは、帳票類をデジタル帳票化するというものです。その典型例が「電子帳簿保存法対
　応ツール」や「電子契約システム」等です。これらは、多数の仕組みが登場していますので、自社で
　運用しやすいものでかつ、お取引先も利用しやすいものを選択するとよいでしょう。また、自社の基
　幹システムとデータ連携が必要なものは注意が必要で、実際導入してみたら、データ連携がうまくい
　かず、しょっちゅうシステムダウンしたり、データ連携に余分な人員をとれてしまってかえって生産
　性が悪くなったりすることもあります。

(2)人間系の作業そのものをデジタル化する
　　この方法にもいくつかの方法がありますが、今回は、低コストで業務効率の効果が高い、「ＲＰ
　　Ａ」をご紹介します。

　　ＲＰＡは、パソコン上で操作する、反復定型業務を、パソコンやクラウド上で動くソフトウェアロ
　　ボットに覚えさせて、自動化するものです。例えば、Excelで作成した資料にデータを別のシステム
　　に入力したり、インターネットを検索して、必要なデータを抽出して、図表を作成したり、請求書
　　データをコピペしてお取引先にメールで送信したり等、が実現可能となります。

私の経験によりますと、「ＲＰＡ」を活用すると、作業時間が確実に50%以下になり30%という実績もありました。

次回は、「ＲＰＡ」の活用の仕方を説明していきます。